Privacybeleid

Wie verantwoordelijk is

ZaakTools is een merk van Jens Mertens, Belgische eenmanszaak (natuurlijke persoon), gevestigd aan Azaleaweg 19, 2620 Hemiksem, België. Ondernemingsnummer: 1002.239.038. Btw-nummer: BE 1002.239.038. De contactgegevens staan in het blok Identiteit & contact. Gewone vragen en privacyverzoeken worden via hetzelfde e-mailadres behandeld.

Contact en privacyverzoeken

Wanneer je mailt of het contactformulier gebruikt, verwerken we je e-mailadres en de inhoud van je bericht om je vraag te beantwoorden en op te volgen. Het formulier stuurt deze gegevens via Hostinger Email naar onze enige mailbox. Binnen ZaakTools behandelt alleen Jens Mertens deze correspondentie. Binnenkomende berichten worden automatisch doorgestuurd naar zijn Gmail-mailbox, met behoud van een kopie bij Hostinger. Daardoor ontvangt ook Google de doorgestuurde berichtinhoud, afzendergegevens en e-mailmetadata. Er is geen aparte privacymailbox. De applicatie bewaart geen formulierberichten in een aparte database en verstuurt geen automatische kopie of marketingbericht aan de afzender.

Voor gewone vragen steunt deze verwerking op het gerechtvaardigde belang om ontvangen verzoeken te behandelen. Gaat je verzoek over stappen vóór een overeenkomst of de uitvoering ervan, dan kan de overeenkomst de grondslag zijn. Waar wettelijke verplichtingen van toepassing zijn, verwerken we de nodige gegevens om daaraan te voldoen. Verstrek alleen informatie die nodig is voor je vraag.

Bewaring van correspondentie

Gewone correspondentie wordt alleen bewaard zolang redelijkerwijs nodig om de vraag te beantwoorden en op te volgen. Correspondentie die deel uitmaakt van een contractuele relatie, wettelijke administratie, wettelijke verplichting of mogelijke rechtsvordering kan gedurende de toepasselijke vereiste termijn worden bewaard. Dit geldt voor de correspondentie die wij beheren in zowel Hostinger als Gmail. Verwijdering moet in beide mailboxen worden uitgevoerd; het verwijderen van één kopie verwijdert niet automatisch de andere. Google beschrijft daarnaast eigen processen voor verwijdering, back-ups en bewaring voor onder meer beveiliging of wettelijke verplichtingen in zijn bewaarbeleid.

Hosting, DNS en technische gegevens

Hostinger verzorgt hosting, DNS en onze publieke e-maildienst. In het hostingaccount is op 9 oktober 2026 Frankfurt (Duitsland) als webserverlocatie en Frankrijk als locatie voor websiteback-ups weergegeven. Dit is geen toezegging dat ook alle e-mail-, CDN-, log- en ondersteuningsgegevens uitsluitend daar worden verwerkt.

Voor het leveren en beveiligen van de website verwerkt de hosting technische verzoekgegevens. De Hostinger-documentatie over toegangslogs noemt onder meer tijdstip, IP-adres, opgevraagde pagina, verzoekmethode en browserinformatie. Het hostingaccount biedt ook technische verkeersstatistieken. Dit staat los van een bezoekersvolgend analytics-script op de website. Ons belang hierbij is een beschikbare en veilige website en het onderzoeken van storingen en misbruik.

De applicatie logt zelf geen formulierinhoud of e-mailadressen. Een tijdelijke algemene verzendlimiet telt aanvragen zonder IP-adressen of bezoekersidentificatoren op te slaan. Formulierberichten worden via e-mail verzonden en niet in een aparte applicatiedatabase opgeslagen.

Hostinger verwerkt gegevens voor de overeengekomen diensten en toepasselijke wettelijke verplichtingen. De verwerkersvoorwaarden beschrijven de verwerkingsduur gedurende de dienstverlening en verwijdering na beëindiging, onder de voorwaarden van de betrokken dienst. Een vaste bewaartermijn voor alle technische logs van deze installatie is niet bevestigd. De periode die een dashboard kan tonen is geen garantie dat alle kopieën daarna verwijderd zijn. We hebben Hostinger om nadere service-informatie gevraagd en werken dit beleid bij wanneer die beschikbaar is.

Dienstverleners en internationale verwerking

Hostinger ontvangt gegevens voor hosting en e-mail. De verwerkersovereenkomst regelt beperkte toegang voor ingeschakelde subverwerkers en bevat in sectie 9 waarborgen voor toepasselijke doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte, waaronder Europese modelcontractbepalingen. Het algemene subverwerkersregister is via dezelfde bron beschikbaar; we stellen niet dat elke vermelde partij gegevens van deze website ontvangt.

Door de ingestelde e-maildoorsturing wordt ook Gmail van Google gebruikt. Daarop is het privacybeleid van Google van toepassing. Google beschrijft wereldwijde verwerking, die ook buiten de EER kan plaatsvinden. De doorgiftekaders van Google beschrijven adequaatheidsbesluiten, het EU-VS Data Privacy Framework en modelcontractbepalingen waar toepasselijk. Via die pagina vind je ook informatie over het verkrijgen van de waarborgen. We claimen geen zakelijke Google Workspace-overeenkomst voor deze Gmail-mailbox. Vragen over deze verwerking kan je aan contact@zaaktools.be richten.

Cookies, zoekfunctie en tracking

Analytics-scripts en marketing- of advertentietracking op ZaakTools zijn uitgeschakeld. Hostingers technische serverstatistieken zijn hierboven afzonderlijk beschreven. De applicatie gebruikt geen trackingcookies of blijvende bezoekersidentificatoren. Zoek- en filterkeuzes staan in de URL. Die URL kan in je browsergeschiedenis staan en wordt bij openen of verversen naar de hosting gestuurd. Neem geen persoonsgegevens op in zoekopdrachten. Lees het cookiebeleid.

Je rechten en klachten

Afhankelijk van de toepasselijke voorwaarden kan je inzage, verbetering, verwijdering, beperking of overdraagbaarheid van je gegevens vragen en bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Stuur je verzoek via de contactpagina; privacyverzoeken worden in dezelfde mailbox behandeld. We vragen alleen aanvullende informatie als die nodig is om je verzoek veilig te behandelen. Je kan ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. De procedure staat bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Links naar andere websites

Wanneer je een externe aanbiederslink volgt, geldt het privacybeleid van die aanbieder voor je bezoek daar. Onze affiliatelinks voor Make en Pipedrive bevatten een verwijzingscode van ZaakTools. De Pipedrive-link loopt via het affiliateprogramma in PartnerStack. Bij het volgen van een affiliatelink wordt die verwijzing aan de externe dienst doorgegeven om een eventuele vergoeding toe te kennen. We voegen geen gegevens uit het contactformulier toe aan de link en plaatsen hiervoor geen trackingpixel of script op ZaakTools. Voor de verwerking na het volgen van de link gelden de privacy- en cookievoorwaarden van de betrokken externe diensten. Lees onze affiliate-disclosure. Nieuwe diensten of verwerking vereisen een passende actualisering van dit beleid.